Estimado cliente,
A continuación encontrará información importante en relación con requisitos de “registros contables” de reciente aplicación debido a la Ley 254 de noviembre del 2021 que modifica la Ley 52 del 2016.
Ley No. 52 del 2016
La Ley No. 52 del 2016 de la República de Panamá “Ley 52” impuso a las personas jurídicas que no realizaban operaciones en territorio nacional, la obligación de llevar registros contables y mantener la documentación de respaldo de los mismos por un periodo de cinco (5) años.
Los registros contables y la documentación de respaldo debían mantenerse en:
- Las oficinas del agente registrado en la república de Panamá, o
- En cualquier lugar donde lo determinen los organismos de administración de la persona jurídica, notificando al agente residente la dirección física donde se mantienen los mismos y los datos de la personas encargada de su custodia.
En razón de lo anterior, se les había solicitado la ubicación de los registros contables y datos de la persona encargada de su custodia, en cumplimiento de la ley.
Principales modificaciones a la Ley 52
La Ley 52 fue recientemente modificada por la Ley No. 254 del 11 de noviembre de 2021 (la “Ley 254”), que estableció nuevos requisitos en relación a los “registros contables” que deben llevar las personas jurídicas.
La principal modificación que hace la Ley 254 a la Ley 52 consiste en establecer la obligación de proporcionar anualmente al agente residente de la persona jurídica, los registros contables y documentos de soporte, en original o copia, dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año.
Obligación que la Ley 254 extiende no solamente a las personas jurídicas que no realicen operaciones en Panamá, sino también a aquellas que únicamente posean activos ya sea dentro o fuera de Panamá.
Los registros contables serán mantenidos por el agente residente bajo estricta confidencialidad, a menos que medie un requerimiento de una autoridad competente de la República de Panamá, conforme a las leyes aplicables.
Lugar donde pueden mantenerse los registros contables originales
Los registros contables y documentos de soporte originales pueden mantenerse en cualquier parte del mundo, en poder de la persona jurídica; o en Panamá, bajo custodia del agente residente.
De mantenerse fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar al agente residente, anualmente y por escrito, la dirección física donde éstos están así como el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene bajo su custodia los registros contables originales y la documentación de respaldo.
A continuación encontrarán la definición de registros contables y documentos de soporte, según la Ley 52, así como una guía que le permitirá identificar la documentación que deberá enviarnos anualmente.
Qué son registros contables y documentos de soporte según la Ley 52
Registros contables son aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Documentación de respaldo se define como aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
Tipo de registros contables que deben mantener las personas jurídicas
A. Personas jurídicas que únicamente posean activos
Las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos (inmuebles, acciones, cuotas de participación, cuentas bancarias, cuentas de inversión, entre otros) deberán proveer al agente residente, como registros contables, un documento que contenga la siguiente información:
- El valor de los activos;
- Los ingresos que generan dichos activos; y
- Los pasivos relativos a dichos activos.
La información podrá suministrarse con la entrega anual al agente residente de un balance general que contenga el monto del activo, pasivo e ingresos de la persona jurídica relativos al periodo fiscal anterior.
B. Las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores de carácter público o privado, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil,
Estas personas jurídicas deben entregar al agente residente:
- El estado de cuenta del custodio; o
- El balance general de la persona jurídica.
C. Las personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá deben entregar:
- Estados Financieros
Personas jurídicas exceptuadas de proporcionar los registros contables (originales o copia) al agente residente?
- Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida.
- Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.
- Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
- Personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá
Incumplimiento de la obligación de proporcionar al agente residente los registros contables y documentación de soporte (original o copia)
El agente residente deberá informar al ente regulador de tal situación, la cual podría generar:
- multas a la persona jurídica de entre US$5,000.00 a US$1,000,000.00;
- suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica;
- imposibilidad de inscribir cualquier tipo de documento en el Registro Público y obtener certificados emitidos por dicho Registro.
EN RESUMEN:
- Deberá remitirnos original o copia de los registros contables y documentos de respaldo correspondientes al año fiscal 2021, antes del 31 de octubre del 2022, y subsiguientemente antes del 30 de abril de cada año;
- Si los registros contables y documentos de soporte originales son mantenidos en lugar distinto a las oficinas del agente residente, deberá anualmente y por escrito indicarnos el lugar físico donde se mantendrán los originales de los registros contables y documentos de respaldo, así como los datos de la persona encargada de custodiarlos.